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VIP Sportstravel realisierte ein exklusives und maßgeschneidertes, hochwertiges Hospitality-Programm für insgesamt 72 Gäste der Singapur-Niederlassung des offiziellen Eventsponsors Hyundai Motor Company bei 3 Weltmeisterschaftsspielen: ein Achtelfinale in Moskau, ein Viertelfinale in Kasan und ein Halbfinale in Sankt Petersburg.

Der Kunde
Hyundai Motor Company ist ein in Korea ansässiges Unternehmen, das sich hauptsächlich mit der Herstellung und dem Vertrieb von Automobilen beschäftigt. Es ist derzeit der fünftgrößte Fahrzeughersteller der Welt. Hyundai ist seit der FIFA Fußball-Weltmeisterschaft Korea / Japan ™ 2002 ein langjähriger Partner der FIFA. Als offizieller Automobilpartner der FIFA sorgt das Unternehmen für den sicheren und bequemen Transport von Spielern, Offiziellen und Gästen in und um die verschiedenen Spielstätten. Komoco Motors Pte Ltd („Hyundai Singapore“) ist der einzige Händler von Hyundai-Fahrzeugen in Singapur. Es ist eines von Singapurs führenden Motorunternehmen.

Die Aufgabe
Während der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018™ in Russland wurde VIP Sportstravel von Hyundai Singapur mit der Planung, Betreuung und Umsetzung der Hospitality- & Reiseprogramme für Firmenkunden beauftragt, darunter 72 Hyundai Mitarbeiter und Gewinner aus Singapur. Aktiviert und koordiniert wurden Gästeprogramme für insgesamt 3 Spiele der K.O.-Runde in Moskau (Achtelfinale: Kolumbien – England), Kasan (Viertelfinale: Belgien – Brasilien) und Sankt Petersburg (Halbfinale: Frankreich – Belgien).

Die Realisierung
Das Leistungsspektrum an 360-Grad-Hospitalityservices umfasste Einkauf, Koordination und Abrechnung aller touristischen Arrangements und Aktivitäten (Hotels, Flüge, lokale Transfers, Restaurants, Führungen, Personal und andere Aktivitäten) sowie die Erstellung von Willkommensgeschenken und Branding-Elementen im Einklang mit dem Corporate Design von Hyundai.

VIP Sportstravel – als langjährige Partneragentur – wurde von Epson LATAM mit der Planung und Umsetzung des Hospitalityprogramms bei der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018™ in Russland beauftragt.

Der Kunde
Die Epson Gruppe gehört zu der japanischen Seiko Epson Corporation und beschäftigt weltweit mehr als 73.000 Mitarbeiter in 91 Unternehmen. Als eines der weltweit innovativsten Unternehmen ist es Ziel von Epson, mit vielfältigen Lösungen im Bereich Druck, visueller Kommunikation, Lebensqualität und Fertigung Kundenerwartungen immer wieder zu übertreffen. Epson LATAM ist der südamerikanische Zweig des Unternehmens und vertritt 23 verschiedene Länder in der Region.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde als alleinige Agentur beauftragt, das Reisemanagement für die 50 Gäste von Epson LATAM in Moskau zu übernehmen und ein hochwertiges Rahmenprogramm für den Besuch der beiden WM-Spiele Argentinien vs. Island und Deutschland vs. Mexiko während eines 5-tägigen Aufenthalts in der russischen Hauptstadt zu planen und umzusetzen.

Die Realisierung
Die Gäste von Epson genossen exklusive Reise- und Hospitalityservices, einschließlich der Koordination von Unterkünften, Transfers, exklusiven Aktivitäten, Besichtigungen und Besuchen von erstklassigen Restaurants. VIP Sportstravel hat ein maßgeschneidertes Hospitalityprogramm im Rahmen des 360 ° Hospitality-Ansatzes umgesetzt, inkl. der Erstellung und Produktion von Branding-Material gemäß den Richtlinien des Epson Corporate Designs.

Im Rahmen der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018™ in Russland wurde VIP Sportstravel als die Agentur mit der Erfahrung und dem Personal identifiziert, die erforderlich sind, um das Gästeprogramm für die Geschäftsleitung und die ranghöchsten Mitarbeiter von Midea umzusetzen.

Der Kunde
Die Midea Group ist ein chinesischer Elektrogerätehersteller mit Hauptsitz in Guangdong, der sich zum Ziel gesetzt hat, Sponsor eines Sportereignisses im Maßstab der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft™ zu werden. Das Unternehmen beschäftigt rund 100.000 Mitarbeiter in China und Übersee in 21 Produktionsstätten und 260 Logistikzentren in 200 Ländern. Seit Juli 2016 im Fortune Global 500 gelistet, produziert das Unternehmen eine breite Palette von Beleuchtungs-, Wasser-, Boden-, Küchen-, Wasch-, Großkoch- und Kühlgeräten. Nach der Übernahme der deutschen Firma KUKA ist Midea der weltweit größte Hersteller von Robotern und Geräten.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde beauftragt zwei parallele und überlappende Premium-Gästeprogramme für Mideas Top-Leute zu entwickeln und zu liefern. Insgesamt besuchten fast 80 Gäste und Mitarbeiter das WM-Finale in Moskau. Diese Gästeprogramme mussten einzigartig und auf verschiedene Geschmäcker abgestimmt sein und gleichzeitig höchsten Standards entsprechen.

Die Realisierung
Zwei Gruppen mit 20 bzw. 55 Teilnehmern reisten von China nach Moskau, um an vier Tagen mit einem 5-Sterne-Programm versorgt zu werden und am Finale der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018™ teilzunehmen. Mit Concierge-Diensten und komplexen, überlappenden und wechselnden Gruppen war dies ein Projekt mit vielen zu beachtenden Details. Vielen kurzfristige Änderungs- und Ergänzungswünsche in Bezug auf das Reiseprogramm, die Abwicklung aller Visumsanträge mit Hilfe der FAN ID sowie die Produktion und Verteilung eventbezogener, individueller Gastgeschenke waren nur einige der vielen Herausforderungen bei diesem Projekt.

MIT VIP SPORTSTRAVEL ZUM FINALE DER FUSSBALL-KÖNIGSKLASSE

Seit vielen Jahren bringt VIP Sportstravel Gäste aus aller Welt zum Fußball-Highlight Europas – auch nach dem Finale in Kiew ist unsere Begeisterung für dieses unvergleichliche Ereignis ungebrochen.

Der Kunde
Als Sponsor des Wettbewerbs – seit fast einem Vierteljahrhundert – nutzte Mastercard die Gelegenheit, dieses atemberaubende Ereignis zu aktivieren. Mastercard South America lud 210 Gäste aus Süd- und Lateinamerika inkl. VIPs, B2B- und Social-Media-Stars ein. VIP Sportstravel stellte seine umfangreichen 360 ° -Hospitality-Services auch zahlreichen anderen Unternehmen (z. B. Unicredit) zur Verfügung, die insgesamt mehr als 1.000 Gäste aus ganz Europa einluden.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde beauftragt auf Basis der Wünsche und Anforderungen der Kunden individuelle Reisepakete zu kreieren, die den Gästen keine Wünsche offen lassen und es ihnen erlauben, sich für immer an dieses Erlebnis zu erinnern! Mit vollständig organisierten Gastprogrammen, inkl. Unterkunft, Transport, Restaurants, Sightseeing, Abendunterhaltung, Give-aways und Branding, sollten für jeden Gast unvergessliche Momente geschaffen werden.

Die Realisierung
Dank der Kooperationen mit bekannten Fluglinien, großen Hotelketten und vielen verlässlichen nationalen und internationalen Anbietern konnte VIP Sportstravel die Reisen genau auf das Budget der Kunden zuschneiden – alles unter Wahrung der individuellen Kundenanforderungen und unter Beachtung unterschiedlicher kultureller Präferenzen. Die 360°-Betreuung erlaubte es den Gästen dabei, sich voll und ganz auf den Genuss jedes einzelnen Momentes konzentrieren – so hatten sie die Hände im Moment des Jubels frei.

Hisense – offizieller Sponsor der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Russland 2018™

Das chinesische Elektronik-Unternehmen Hisense war offizieller Sponsor der FIFA WM 2018™. Im Rahmen der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft™ in Russland haben VIP Sportstravel und Lagardère PLUS gemeinsam die Hisense Global Customer Conference am Tag des Finales ins Leben gerufen und alle logistischen und touristischen Arrangements in Moskau organisiert.

Der Kunde
Hisense Co., Ltd. ist ein chinesischer multinationaler Großgeräte- und Elektronikhersteller mit Hauptsitz in Qingdao, Provinz Shandong, China. Es ist ein staatliches Unternehmen mit börsennotierten Tochterunternehmen. Hisense vertreibt Produkte unter verschiedenen Markennamen. Dazu gehören Combine, Kelon und Ronshen. Da Hisense auch ein OEM ist, werden einige seiner Produkte an andere Hersteller verkauft und tragen einen Markennamen, der nicht mit Hisense verwandt ist. Die Hauptprodukte von Hisense sind Fernseher. Hisense erzielte im Jahr 2017 einen Umsatz von rund 33 Milliarden Yuan (4,2 Milliarden Euro).

Die Aufgabe
VIP Sportstravel war beauftragt und verantwortlich für die Organisation der gesamten Reiseaktivitäten von 450 Hisense-Partnern, die das Finale der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Russland 2018™ besuchten, einschließlich Unterkunft, Reisen durch Moskau und eines großartigen touristischen Programms während dieser Tour. Das Management von mehreren Standorten parallel und die Ankunft und Abfahrt von 450 Gästen mit 15 Bussen zur gleichen Zeit machten es zu einem herausfordernden Projekt.

Die Realisierung
VIP Sportstravel war verantwortlich für den gesamten Aufbau der Konferenz, die Einstellung aller Mitarbeiter vor Ort und die Organisation aller Flughafentransfers, die innerhalb von 4 Tagen arrangiert wurden. Nach dem erfolgreichen Abschluss der großen Konferenz mit der Teilnahme und den Reden der Hisense-Führung wurden alle 450 Gäste zum ultimativen Höhepunkt des Tages befördert – dem Finale der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft™! Nach dem aufregenden Spiel wurden alle Gäste in ihre Hotels gebracht. Schließlich wurde die Rückreise aller glücklichen Gäste am folgenden Tag organisiert.

Coca-Cola – offizieller Sponsor der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Russland 2018™

Im Rahmen der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018™ in Russland unterstützte VIP Sportstravel den offiziellen Eventsponsor Coca-Cola als Hospitality-Partner in Russland.

Der Kunde
Die Coca-Cola Company ist ein US-amerikanischer Getränkehersteller mit Schwerpunkt auf Erfrischungsgetränke und Sitz in Atlanta, Georgia, in den USA. Die Coca-Cola Company bezeichnet sich als das größte Getränkeunternehmen weltweit. Das Unternehmen verkauft über 3900 Produkte in mehr als 200 Ländern der Welt. Das bekannteste Produkt ist die namengebende Coca-Cola. Weitere Getränkemarken der Coca-Cola Company sind etwa Fanta, Sprite, mezzo mix, Lift, Powerade und Apollinaris.
Die Coca-Cola Company ist einer der ältesten Partner der FIFA. Die formelle Partnerschaft begann im Jahr 1974, das offizielle Sponsoring der FIFA Fußball-Weltmeisterschaft™ im Jahr 1978.

Die Aufgabe
Unterstützung für die lokalen Märkte Österreich (Coca-Cola Zentral- & Südeuropa) und Indien (Coca-Cola Asia Pacific) und Implementierung aller Reiseservices inkl. Unterkunft, Transport, On-Site Staff, exklusive Aktivitäten und Restaurantbuchung, bis hin zur vollständigen Abfertigung des Projekts für unterschiedliche Kulturen.

Die Realisierung
46 Teilnehmer eines Gewinnspiels und weitere 248 VIPs erlebten Reiseprogramme rund um Vorrunden-, Achtelfinal und Viertelfinalspiele in Moskau, Sankt Petersburg und Kasan. Die Planung und Umsetzung durch VIP Sportstravel umfasste neben den 360°-Reisedienstleistungen die Übernahme jeglicher Kommunikation mit den Märkten, die Gewährleistung einer exklusiven Markenerfahrung von Coca-Cola an allen Touch Points und die Verhinderung der Sichtbarkeit von Konkurrenzprodukten sowie die Anfertigung und Distribution gebrandeter Marketingartikel (Fahrzeugaufkleber, Schilder, Banner, Fotoerinnerung) und individueller Gastgeschenke.

Verwirklichung des Buderus Hospitality-Programms zur FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018™

VIP Sportstravel wurde von Buderus damit beauftragt zur FIFA Fussball-Weltmeisterschaft™ in Russland ein umfassendes Hospitality Programm zu organisieren und durchzuführen.

Der Kunde
Bosch Thermotechnik ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Robert Bosch GmbH und entstand aus der Übernahme und Vereinigung der traditionsreichen Herstellers Buderus Heiztechnik GmbH, welche als Marke weitergeführt wird. Bosch Thermotechnik produziert heute in mehr als 20 Werken in Europa, Amerika und Asien und hat im Jahr 2016 einen Umsatz von 3,3 Milliarden Euro erzielt.

Die Aufgabe
Im Rahmen der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft 2018™ in Russland unterstützte VIP Sportstravel Buderus Deutschland bei ihrem Reiseprogramm für den Buderus StarClub, über den Mitarbeiter Zugang zu exklusiven Angeboten inkl. Reisedienstleistungen für große Sportveranstaltungen erhalten. 25 Mitglieder des Buderus StarClub haben sich zu der Reise angemeldet, um ein WM-Gruppenspiel der Deutschen Nationalmannschaft in Moskau zu besuchen.

Die Realisierung
VIP Sportstravel realisierte ein exklusives und maßgeschneidertes Hospitality-Programm für 25 Gäste in Russland. Beginnend beim Reisemanagement (inkl. Buchung, Abstimmung und Abrechnung aller touristischer Arrangements und internationaler Flüge) über das Gästemanagement bis hin zur Organisation und Umsetzung von Rahmenprogrammen und Side Events (Restaurants, Aktivitäten, lokale Transfers, Tour Guides, individuelle Gastgeschenke) lieferte VIP Sportstravel eine Vielfalt an Services – stets unter Wahrung der höchsten Qualitätsstandards.

VIP Sportstravel als exklusiver Reisepartner der IWGA

Als exklusiver Reisepartner der IWGA organisierte und koordinierte VIP Sportstravel ein Komplettserviceangebot sowie alle pre- und post-Reisevereinbarungen, die nicht Teil der offiziellen IWGA/WOC Vereinbarungen waren (wie es im International Federation Passport bestimmt ist). VIP Sportstravel erstellte und realisierte maßgeschneiderte Reisepakete für eine Gesamtanzahl von 300 Personen (Athleten, Delegierten, Verbänden, Medien, Freunden, Familien und Fans).

Der Kunde
Die International World Games Association (IWGA) ist eine internationale Nichtregierungs- und Non-Profit-Organisation unter Schweizer Recht. Aus internationalen Sportverbänden zusammengesetzt, verwaltet die IWGA das vierjährige multidisziplinäre Sportevent “The World Games” mit dem Ziel, die Bekanntheit des Sports zu entwickeln, durch exzellente sportliche Erfolge zu verbessern und die traditionellen Werte des Sports durch die World Games zu erhalten.

Die Aufgabe
Als exklusiver Reisepartner der IWGA und wurde VIP Sportstravel beauftragt, die Organisation und Realisierung aller Reiseanforderungen, die über die Leistungen des IF Passports hinausgehen, für Athleten, internationale Verbände, die Nationalen Olympischen Komitees und Medien sowie für alle Freunde und Familien sicherzustellen. Für 300 Gäste sollte VIP Sportstravel das Reisemanagement inkl. internationaler Flüge, Unterkunft, Transfers und Übersetzer realisieren und damit das unvergessliche Erlebnis eines Multi-Sport-Events durch passende Reiselösungen sicherstellen.

Die Realisierung
Der Umfang der Leistungen umfasste den Einkauf, die Koordination und die Buchhaltung aller touristischen Arrangements vor Ort (lokaler Transfer, internationale Flugbuchungen, Übersetzer, Fahrer Restaurants) sowie die Bearbeitung von last-minute Anfragen (z.B. Umbuchungen, Personenänderungen).

Umsetzung des BMW Hospitality Programms zum America’s Cup 2017™

Als Teil der Lagardère Sports Group übernahmen VIP Sportstravel und akzio! im Rahmen des America’s Cup 2017 für den deutschen Automobilhersteller BMW die gesamte Vor-Ort-Markenaktivierung sowie das Gästeprogramm. VIP Sportstravel entwickelte 7 verschiedene 4-tägige Hospitality-Programme für die 250 geladenen Gäste fokussierte sich dabei darauf, das Programm und den Service für einen der weltweit führenden Anbieter von Luxusautos auf einem Fünf-Sterne Level zu garantieren.

Der Kunde
BMW, 1916 gegründet, ist ein deutscher Luxushersteller für Sportwagen, Motorräder und Motoren. Zudem ist BMW einer der umsatzstärksten Luxusautomobilhersteller der Welt. Als offizieller Partner des America‘s Cup und Technologiepartner des ORACLE TEAM USA, beauftragte BMW Yachtsport, eine Einheit von BMW Sports, VIP Sportstravel und akzio! damit, die gesamte Vor-Ort-Aktivierung und Vermarktung der Marke zu übernehmen.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde damit beauftragt, ein exklusives und maßgeschneidertes, hochklassiges Hospitality-Programm für insgesamt 7 Gästegruppen von der offiziellen Eröffnungszeremonie bis hin zum Ende des Events zu organisieren, umzusetzen und dabei ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen.
Die größten Herausforderungen brachte dabei der Veranstaltungsort Bermuda mit sich: ein kleines Land mit begrenztem Angebot, überhöhte Preise und wechselhaftes Wetter erschwerten die Beschaffung von qualifiziertem Personal, die Koordination von Ankunftszeiten sowie das Management des Aufenthalts sowie der Transfers zu den jeweiligen Veranstaltungsorten.

Die Realisierung
Das Leistungsspektrum umfasste die Vor-Ort-Koordination aller logistischen Arrangements und Aktivitäten vor Ort (Unterkunft, Restaurants und andere Aktvitäten), das Briefing und Koordination des gesamten lokalen Personals (Hostessen, Fahrer, Hotelpersonal) sowie Transfers zum Flughafen, zu Hotels, zu Aktivitäten, Restaurants und zum Veranstaltungsort (über Land und über Wasser) als auch die Umsetzung von last-minute Anfragen, z. B. Transfer und Änderungen des Zeitplans.

Das SAP Hospitality Programm zur Fußball-EM 2016

VIP Sportstravel unterstützte den deutschen Softwarehersteller SAP als deren exklusiver Reise- und Hospitality-Partner bei 12 Spielen in Paris (Inklusive Eröffnungsspiel und Finale) und bei 4 Spielen in Nizza (inklusive eines Achtelfinals) während der Fußball-EM 2016 in Frankreich.

Der Kunde
SAP ist weltweit führend in der Entwicklung von Software zur Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Basierend auf Marktanteilen und –Umsatz ist es der weltweit viertgrößte unabhängige Softwarehersteller. Seit 2013 ist SAP ein offizieller Premium Partner des Deutschen Fußballbundes (DFB).

Die Aufgabe
Die VIP Sportstravel GmbH wurde von SAP beauftragt das SAP Customer Programme France 2016 bei der Fußball-EM 2016 in Frankreich zu planen, umzusetzen und zu überwachen. Zusätzlich lag auch die Kreation und Produktion von gebrandetem Marketingmaterial (z.B. Personaluniformen, Event- und Fahrzeugbeschilderung und individuelle VIP Geschenksets) entsprechend den Richtlinien des SAP Corporate Designs im Verantwortungsbereich von VIP Sportstravel.

Die Realisierung
Rund 200 eingeladene Gäste wurden mit exklusiven Reise- und Hospitality-Leistungen versorgt, diese umfassten unter anderem sämtliche Transfers, Unterkunft- und Restaurantbuchungen, Touren, Meet & Greet-Sessions mit Fußballspielern und natürlich den Besuch eines Spiels der Fußball-EM 2016 – VIP Sportstravel kreierte goldene, einzigartige und unvergessliche Momente für die Gäste von SAP und ließ diese Erinnerungen von einem eigens für das SAP Customer Programme France 2016 engagierten Fotograf festhalten.

Das Hyundai Hospitality Programm bei der Fußball-EM 2016

Im Rahmen der Fußball-EM 2016 in Frankreich unterstützte VIP Sportstravel Singapurs Niederlassung des offiziellen Eventsponsors Hyundai Motor Company als exklusiver Hospitality- und Reisepartner.

Der Kunde
Die Hyundai Motor Company ist ein südkoreanischer Automobilhersteller, der hauptsächlich in der Produktion und Distribution von Automobilen und Automobilteilen tätig ist. Derzeit ist er der fünftgrößte Fahrzeughersteller der Welt. Bereits seit 2000 ist Hyundai langfristiger Partner und stellt bei jeder Ausgabe der Europameisterschaft eine Fahrzeugflotte für die sichere und komfortable Beförderung von Spielern, Offiziellen und Gästen bereit.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde von Hyundai Singapur damit beauftragt ihr offizielles Hospitality Programm zur Fußball-EM 2016 in Frankreich zu organisieren und durchzuführen. Verstärkte Sicherheitsmaßnahmen in Frankreich, Ad-hoc Änderungen der Reiseroute aufgrund von Streiks und Kulturunterschiede zwischen asiatischen Kunden und europäischen Dienstleistern zählten hierbei zu den Herausforderungen

Die Realisierung
40 ausgewählte Gäste besuchten drei Spiele in Paris und Marseille. Zusätzlich wurden Ihnen 360°-Reisedienstleistungen einschließlich Unterkunft, Flügen, Restaurants, touristischen Aktivitäten und Stadiontransfers geboten. Weiterhin kreierte und produzierte VIP Sportstravel gebrandetes Marketingmaterial (z.B. Personaluniformen, Event- und Fahrzeugbeschilderung und individuelle VIP Geschenksets) entsprechend den Richtlinien des Hyundai Corporate Designs. Diese Rundumbetreuung machte die Reise für die Gäste von Hyundai Singapur zu einem einzigartigen VIP-Erlebnis.

Das Coca-Cola Austria Hospitality Programm zur Fußball-EM 2016

Im Rahmen der Fußball-EM 2016 in Frankreich unterstützte VIP Sportstravel den offiziellen Eventsponsor Coca-Cola als Hospitality-Partner in Paris.

Der Kunde
Coca-Cola Österreich ist eines der größten Unternehmen im Segment der alkoholfreien Getränke in Österreich und Teil der Coca-Cola Hellenic Company. Das Unternehmen versorgt bis zu 8,4 Millionen Menschen, indem sie ein einzigartiges Portfolio an Qualitätsmarken produzieren und vertreiben, das Konzept mit Begeisterung am Markt umsetzen und eine führende Rolle im Bereich Corporate Social Responsibility einnehmen.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel GmbH wurde von Coca-Cola Österreich damit beauftragt zur Fußball-EM 2016 in Frankreich ein umfassendes Hospitality Programm zu organisieren und durchzuführen. Grundlegende Services beinhalteten u.a. Hotelbuchungen, lokale Transfers, Restaurantbuchungen, internationale Flüge sowie weitere Anforderungen im Bereich Gästemanagement und Marketing

Die Realisierung
56 Teilnehmer eines Gewinnspiels wurden eingeladen ein Vorrundenspiel in Paris zu besuchen. Die Planung und Umsetzung durch VIP Sportstravel umfasste 360°-Reisedienstleistungen einschließlich Unterkunft, Flügen, Restaurants, touristische Aktivitäten (z.B. Bootstour auf der Seine) und lokale Transfers.
Darüber hinaus gewährleistete VIP Sportstravel eine exklusive Markenerfahrung von Coca-Cola durch die Anfertigung verschiedener Marketingartikel (gebrandete Geschenke für Gäste, Banner, Fotoerinnerung) und durch die ausschließliche Sichtbarkeit von Coca-Cola-Produkten. All das sorgte für ein einzigartiges VIP-Erlebnis für die Gäste von Coca-Cola.

Umsetzung des Bitburger Hospitality Programms zur Fußball-EM 2016

Für die Fußball-EM 2016 in Frankreich organisierte die BITBURGER Braugruppe einen großen Anreiz für ihre Kunden und Partner. Zum wiederholten Male wurde die VIP Sportstravel GmbH dabei von Bitburger beauftragt, die „Fan Force One“-Reise zum Turnier in Frankreich 2016 zu organisieren und vor Ort erfolgreich umzusetzen. Nach der FIFA Fußball-Weltmeisterschaft 2014™ in Brasilien und dem EM-Qualifikationsspiel in Dublin unterstützte die VIP Sportstravel GmbH zum dritten Mal die BITBURGER Braugruppe als offizieller Reise- und Logistikpartner bei der erfolgreichen Umsetzung ihres jährlichen Events.

Der Kunde
Die Bitburger Braugruppe GmbH ist eine der größten Brauereien in Deutschland mit über 1.000 Mitarbeitern in ihrer Unternehmensgruppe. Bitburger ist der offizielle Sponsor des Deutschen Fußball-Verbandes DFB und organisiert – in Zusammenarbeit mit der Airline Air Berlin – ihre jährliche „Fan Force One“ zu einem ausgewählten Spiel der deutschen Nationalmannschaft.

Die Aufgabe
Das Ziel war die Entwicklung eines maßgeschneiderten Programmes und die Kreation eines einzigartigen Markenerlebnisses für die über 160 eingeladenen Gäste. Dafür wurden der Bitburger Braugruppe schon vor der Auslosung am 5. Dezember 2015 mehrere Hoteloptionen angeboten, um die erfolgreiche Organisation garantieren zu können. Verstärkt wurden auch die notwendigen Maßnahmen zur Sicherheit aller Gäste während der gesamten Reise gemeinsam ausgearbeitet.

Die Realisierung
Mehr als 160 Sieger genossen die offizielle „Fan Force One“-Reise nach Nizza und besuchten dabei auch das Gruppenspiel der deutschen Nationalmannschaft gegen Nordirland am 21. Juni 2016 im Pariser Stadion Parc des Princes. Neben dem kompletten Reisemanagement inkl. der Organisation von zwei Charterflügen (inkl. Branding und Catering) sowie dem Bierhandling war VIP Sportstravel auch für die Implementierung einer kreativen Markenerfahrung der Bitburger Braugruppe im Rahmen der „Fan Force One“-Kampagne verantwortlich.

Umsetzung des SAP Hospitality Programms zu den Sommerspielen 2016

Im Rahmen der Sommerspiele 2016 aktivierte der führende deutsche Software-Hersteller SAP ein hochwertiges Gästeprogramm über den gesamten Eventzeitraum. VIP Sportstravel realisierte die Umsetzung eines exklusiven und maßgeschneiderten Hospitality-Programms für insgesamt 12 Gruppen während des gesamten Eventzeitraums von der Eröffnungs- bis zur Abschlusszeremonie.

Der Kunde
SAP ist weltweit führend in der Entwicklung von Software zur Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Basierend auf Marktanteilen und –Umsatz ist es der weltweit viertgrößte unabhängige Softwarehersteller. Im Rahmen vielfältiger Kooperationen und Sponsorings im Sport, entwickelt SAP Softwarelösungen durch deren Einsatz Veranstalter, Sportverbände und –vereine profitieren.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde mit der Planung und Umsetzung des SAP Customer Programme Rio 2016 bei den Sommerspielen 2016 in Rio de Janeiro, Brasilien, beauftragt. Das Gesamtprojekt umfasste die Betreuung von über 350 eingeladenen Gästen während des Aufenthalts mit erstklassigen Reise- und Hospitality-Leistungen. Hierbei waren die besonderen Sicherheits- und Gesundheitsvorkehrungen für Rio de Janeiro und kulturelle Unterschiede im Verständnis für Qualitätsstandards und Dienstleistungsgedanken zwischen dem deutschen Kunden und den südamerikanischen Dienstleistern die größten Herausforderungen.

Die Realisierung
Die Planung und Umsetzung durch VIP Sportstravel beinhaltete die Koordination von Unterkünften, Transfers, exklusive Aktivitäten und Sightseeing, hochklassige Restaurantbesuche und vor allem die Besuche der Wettkämpfe. In Verbindung mit der Kreation und Produktion von gebrandetem Marketingmaterial (z.B. Personalkleidung, Fahrzeugbeschilderung und individuelle VIP Geschenksets) entsprechend den Richtlinien des SAP Corporate Designs realisierte VIP Sportstravel so im Rahmen des 360-Grad-Hospitality-Ansatzes ein exklusives und maßgeschneidertes Hospitality-Programm.

Umsetzung des EPSON Hospitality Programms zur
FIA Formel 1^® 2016

Die FIA Formula One World Championship® ist die höchstrangige von der FIA veranstaltete Rennserie des Formelsports. In der Saison 2016 unterstützte VIP Sportstravel den offiziellen Teamsponsor Epson als Hospitality-Partner bei 12 Rennen in Europa, Australien, USA und Asien.

Der Kunde
Die Epson Gruppe gehört zu der japanischen Seiko Epson Corporation. Als eines der weltweit innovativsten Unternehmen will Epson mit vielfältigen Lösungen im Bereich Druck, visueller Kommunikation, Lebensqualität und Fertigung Kundenerwartungen übertreffen. Das Produktangebot basiert auf kompakten, stromsparenden und mit höchster Präzision arbeitenden Epson Technologien und reicht von Tintenstrahldruckern, Drucksystemen und 3LCD-Projektoren bis hin zu Industrierobotern, Smart-Brillen und Sensorlösungen.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde von Epson beauftragt das globale Hospitality Programm im Zuge der 2016 FIA Formula One World Championship zu organisieren. Pro Rennen erhielten zwischen 24 und über 150 geladene Gäste, Vertriebspartner und Medienvertreter – in jeweils 2 bis 3 verschiedenen Gästewellen mit teilweise sich überschneidenden An- und Abreisen – exklusive Einblicke in die Arbeit der F1 Teams. Verschiedene Programme, die zeitgleich ablaufen (Paddock Club, B2B, Grandstand und Media), und kulturelle Unterschiede bei der Zusammenarbeit mit den einzelnen lokalen Märkten weltweit sind hierbei als Herausforderungen zu nennen.

Die Realisierung
VIP Sportstravel realisierte ein maßgeschneidertes Hospitality Programm für über 700 geladene Gäste, Vertriebspartner und Medienvertreter – über 400 geladene Gäste waren Teil des Paddock Club Programms sowie mehr als 300 Gäste in den Grandstands. Diese wurden mit 360-Grad Hospitalityservices bei jedem Rennen versorgt, inklusive Unterkunft, Restaurants, Transfers, Geschenke und Aktivitäten an den Rennstrecken – ein einzigartiges VIP-Erlebnis für alle Gäste von Epson! Im Zuge der Umsetzung des Gästeprogramms implementierte und verwaltete VIP Sportstravel zusätzlich ein Online Ticket- und Gästemanagement-System mit individuellen Marktprofilen für alle Hospitality-Programme (Paddock Club & Grandstand) unter Wahrung von Epsons Corporate Identity.

Das Volkswagen Hospitality-Programm zur FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Brasilien 2014™

Im Rahmen der FIFA Fußball-Weltmeisterschaft Brasilien 2014™ betreute VIP Sportstravel das Hospitality-Reiseprogramm für die Volkswagen AG.
500 nationale und internationale Gäste (darunter VIP-Gäste, Handelspartner, Journalisten und Unterstützer) wurden exklusiv von der Volkswagen AG und der Volkswagen do Brasil Ltda. eingeladen.

Der Kunde
Volkswagen ist der größte europäische Automobilhersteller und beschäftigt mehr als 626.000 Mitarbeiter weltweit. Die VW AG agiert als Muttergesellschaft der Fahrzeugmarke Volkswagen Pkw sowie der Tochtergesellschaften Seat, Škoda Auto und Audi sowie der Luxusmarken Bentley, Bugatti, Ducati (Motorräder), Lamborghini und Porsche. Das Hospitality-Programm “Volkswagen Cup 2014” wurde vom Firmenhauptsitz in Wolfsburg initiiert und in Auftrag gegeben.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde von der Volkswagen AG beauftragt, das offizielle Hospitality-Programm zur 2014 FIFA Fußball-Weltmeisterschaft Brasilien™ zu entwerfen, organisieren und umzusetzen. Der Auftrag beinhaltete zudem die Entwicklung einer Online-Plattform mit Informationen über das Hospitality-Programm und Gästedaten, Entwicklung und Umsetzung einer Brand Story rund um das Event mit zurückhaltender Aktivierung und Markenpräsenz sowie Konzeption eines maßgeschneiderten Rahmenprogramms pro anreisendem Markt.

Die Realisierung
500 VIP Gästen aus 15 Ländern wurde in Rio de Janeiro, Fortaleza, Brasília, São Paulo und Belo Horizonte ein exklusives Hospitality-Programm geboten. Das Leistungsspektrum umfasste dabei den Einkauf und die Koordination von touristischen Aktivitäten (Hotels, Restaurants, Sightseeing), Flügen und lokaler Transfers sowie die Organisation und Umsetzung von Rahmenprogrammen und Side Events (Restaurants, Aktivitäten). Zusätzlich verantwortete VIP Sportstravel das Personalmanagement vor Ort sowie die Markenaktivierung während der gesamten Reise in allen Gästebereichen. Die Panorama-Helikopterrundflüge über Rio de Janeiro waren dabei nur eines der vielen Highlights und hinterließen ein großes Strahlen in den Gesichtern der Gäste.

Das Bitburger Hospitality-Programm zur FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Brasilien 2014™

Im Rahmen der FIFA Fussball-Weltmeisterschaft Brasilien 2014™ betreute VIP Sportstravel das Hospitality-Reiseprogramm für die Bitburger Braugruppe. 200 Gewinner einer deutschlandweiten Käufer-Promotion sowie 80 Geschäftspartner erlebten während Ihres Aufenthaltes unvergessliche Bitburger-Momente, an die sie sich sicherlich noch lange erinnern werden.

Der Kunde
Die Bitburger Braugruppe GmbH ist eine der größten Brauereien in Deutschland mit über 1.000 Mitarbeitern in ihrer Unternehmensgruppe. Bitburger ist der offizielle Sponsor des Deutschen Fußball-Verbandes DFB und organisiert – in Zusammenarbeit mit der Airline Air Berlin – ihre jährliche „Fan Force One“ zu einem ausgewählten Spiel der deutschen Nationalmannschaft.

Die Aufgabe
Bitburger, seit 20 Jahren Partner des Deutschen Fußball-Bunds, engagierte VIP Sportstravel damit, ein 360° Hospitality-Programm für deren Fan Force One-Kampagne anlässlich der Fußball-Weltmeisterschaft im Jahr 2014 zu entwickeln und umzusetzen. Hierbei waren die besonderen Sicherheits- und Gesundheitsvorkehrungen und kulturelle Unterschiede im Verständnis für Qualitätsstandards und Dienstleistungsgedanken zwischen dem deutschen Kunden und den südamerikanischen Dienstleistern die größten Herausforderungen.

Die Realisierung
Im Rahmen des Projektes initiierte VIP Sportstravel die exklusive Zusammenarbeit von Bitburger mit Air Berlin, die ein Flugzeug ihrer Flotte in einen individuell gebrandeten Fan-Flieger verwandelten. 270 Gäste konnten so die deutsche Nationalmannschaft auf ihrem Weg zum WM-Sieg bei dem Vorrundenspiel in Fortaleza unterstützen und wurden mit exklusiven Reise- und Hospitality-Leistungen versorgt, inklusive sämtlicher Transfers, Unterkunft- und Restaurantbuchungen und Aktivitäten. Zusätzlich lag auch die Kreation von gebrandetem Marketingmaterial entsprechend den Richtlinien des Bitburger Corporate Designs sowie die Markenaktivierung während der gesamten Reise in allen Gästebereichen im Verantwortungsbereich von VIP Sportstravel.

Umsetzung des Orange Hospitality Programms zum Orange Africa Cup of Nations 2013™

Im Rahmen des Orange Africa Cup of Nations 2013™ in Südafrika betreute VIP Sportstravel das offizielle Hospitality Programm des Titelsponsors Orange in allen 5 Spielstätten (Johannesburg, Rustenburg, Nelspruit, Durban and Port Elizabeth).

Der Kunde
Orange S.A. ist ein international tätiges Telekommunikationsunternehmen und heute Teil des französischen Konzerns France-Telecom. Mit ca. 170.000 Mitarbeitern versorgte das Unternehmen im Jahr 2012 weltweit 230,7 Millionen Kunden. Orange ist mit Niederlassungen in 18 afrikanischen Ländern seit 2009 Titelsponsor des Africa Cup of Nations™.

Die Aufgabe
VIP Sportstravel wurde von Orange beauftragt, das offizielle Hospitality Programm zum Orange Africa Cup of Nations 2013™ zu konzipieren, zu organisieren und umzusetzen. Neben der Organisation und Abwicklung klassischer Reiseleistungen umfassten die Anforderungen ebenso das Personalmanagement sowie die Aktivierung des Markenversprechens „Football changes with Orange“.

Die Realisierung
500 exklusive Gäste aus 12 unterschiedlichen afrikanischen Märkten und Kulturen erlebten während Ihres Aufenthaltes unvergessliche Orange-Momente, an die sie sich sicherlich noch lange erinnern werden.
Das Leistungsspektrum umfasste dabei die Organisation und Umsetzung von Rahmenprogrammen und Side Events, das Personalmanagement (Hostessen, Tour Guides, Venue Manager, Fahrer) sowie die Produktion von VIP-Geschenken, Bus-Branding und anderen Branding-Artikeln (Welcome Desk, Willkommensschilder, Roll-Ups, etc.) im Corporate Design von Orange.

Das Carlsberg Hospitality Programm zur Fußball-EM 2012

Carlsberg aktivierte im Rahmen der offiziellen Hospitality zur Fußball-EM 2012 31 Spiele an allen 8 Spielorten in Polen und der Ukraine. Über 3.300 Gäste erlebten ein einmaliges, emotionales Carlsberg-Hospitality-Event, an das sie sich lange erinnern werden.

Der Kunde
Carlsberg ist die Nr. 4 unter den Top-Brauereien der Welt und in mehr als 150 Märkten weltweit aktiv. Im deutschsprachigen Raum ist sie unter anderem durch die Marken Holsten, Astra, Duckstein, Lübzer und Hannen Alt vertreten. Seit 1988 ist Carlsberg, mit Hauptsitz in Kopenhagen/Dänemark, das offizielle Bier und Hauptsponsor der Fußball-EM.

Die Aufgabe
Carlsberg beauftragte VIP Sportstravel mit der Komplettabwicklung des Hospitality-Programms für 31 Matches in Polen und der Ukraine. Im Rahmen des Projektes war VIP Sportstravel für das Teilnehmer- und Gästemanagement, das Reisemanagement und die Hospitality- & Event-Produktion verantwortlich.
Es war elementar wichtig, die Carlsberg-Kampagne „Wearing your passion, with passion. That calls for a Carlsberg.“ zum Turnier in Polen und der Ukraine und die Carlsberg-CI im Rahmen des Hospitality Programms zu integrieren, emotional umzusetzen und so für die Gäste erlebbar zu machen. Ziel war es, ein umfassendes Carlsberg-Markenerlebnis zu schaffen. Kriterien waren Authentizität, Hochwertigkeit und Emotionalität.

Die Realisierung
Neben dem kompletten Reisemanagement inklusive eines Online-Reservierungssystems für 80 weltweite Märkte sowie dem Bierhandling war VIP Sportstravel für die Integration der Carlsberg-EM-Kampagne in alle Touch Points verantwortlich. Mehr als 3.300 internationale Gäste erlebten so ein unvergessliches und emotionales Carlsberg-Event.

Umsetzung des Hyundai Hospitality Programms zur Fußball-EM 2012

Im Rahmen der Fußball-EM 2012 in Polen und der Ukraine war VIP Sportstravel für die Planung und Durchführung des offiziellen Hospitality Programms des globalen Partners Hyundai verantwortlich.

Der Kunde
Die Hyundai Motor Company ist ein südkoreanischer Automobilhersteller, der hauptsächlich in der Produktion und Distribution von Automobilen und Automobilteilen tätig ist. Derzeit ist er der fünftgrößte Fahrzeughersteller der Welt. Bereits seit 2000 ist Hyundai langfristiger Partner und stellt bei jeder Ausgabe der Europameisterschaft eine Fahrzeugflotte für die sichere und komfortable Beförderung von Spielern, Offiziellen und Gästen bereit. Das offizielle Fußball-EM Hospitality Programm “Hyundai Brilliant Moments” wurde direkt aus der Firmenzentrale in Seoul, Südkorea, organisiert und beaufsichtigt.

Die Aufgabe
Im Rahmen des EM-Turniers in Polen und Ukraine zeichnete sich VIP Sportstravel für die Planung und Durchführung des offiziellen Hyundai Hospitality Programms verantwortlich. Neben der Organisation und Abwicklung klassischer Reiseleistungen (Flugbuchungen, Unterkunft, Transfers und Touren) umfassten die Anforderungen ebenso Online-Gästemanagement, Branding, Frachtabwicklung / Logistik, Personalmanagement inkl. Auswahl und Training der Mitarbeiter vor Ort sowie die Organisation von VIP-Events (z. B. Welcome Cruise oder Gala Dinner).

Die Realisierung
VIP Sportstravel realisierte parallel stattfindende Hospitality Programme in zwei Städten mit rund 500 exklusiven Gästen (Polen: Danzig, 4 Gruppen mit je 60 Gästen / Ukraine: Kiew, 5 Gruppen mit je 48 Gästen). Das Leistungsspektrum an 360-Grad Hospitalityservices umfasste Unterkünfte, Restaurants, Transfers, Sightseeing, Aktivitäten, Branding, Geschenke als auch die Implementierung einer Online-Gästemanagement-Plattform. Die Gäste von Hyundai kamen während ihrer Aufenthalte in Danzig und Kiew in den Genuss unvergesslicher und einmaliger Momente, an die sie sich gerne und lange erinnern werden.